Esta política tiene como objetivo identificar los criterios para la suspensión, cancelación y reducción de los alcances de los certificados emitidos por BMC.
BMC se reserva el derecho de suspender, retirar, reducir el alcance de un certificado o restringir las condiciones de uso de los logos de certificación y de las marcas de certificación; en cualquier momento del ciclo de certificación. BMC antes de tomar la decisión de suspender, retirar o reducir un alcance de un certificado dará al cliente la oportunidad de emprender acciones para que esto no tenga que producirse.
BMC no delega en personal externo o en otras compañías de toma de decisión de suspensión, cancelación o reducción del alcance del certificado.
Si BMC es consultado por el estado de un certificado por cualquiera de las partes interesadas en el proceso de certificación, dará todos los datos necesarios en cuanto al estado del certificado se refiere (suspendido, cancelado, reducido,…)
BMC puede suspender un certificado, cuando encuentra una de las siguientes circunstancias:
- El cliente no dispone de capacidad para cumplir con los requisitos marcados por las normas o por su propio sistema de gestión.
- El cliente no cumple con los ciclos de certificación en las auditorías de seguimiento o en las auditorías de recertificación.
- El cliente no aclara de forma adecuada y en el tiempo establecido, las acciones tomadas para resolver las no conformidades detectadas durante las auditorías.
- El cliente emplea los logos de BMC y las marcas de certificación de forma inadecuada.
- En el caso de certificación de producto realiza transacciones de los mismos con declaraciones que no corresponden con la certificación o nivel de certificación.
- El cliente no cumple con los compromisos económicos contraídos con, con la firma de la aceptación de la oferta.
- Las actuaciones llevadas a cabo por el cliente ponen en entredicho la reputación de BMC y/o la reputación de los propietarios de estándares privados como pueden ser RSPO, FSC®, PEFC, UTZ, ISCC entre otros.
- El propio cliente solicita una suspensión voluntaria del certificado.
El responsable último de la toma de decisión de suspensión, cancelación o reducción de alcance siempre será el personal propio de BMC que toma las decisiones de certificación, personal que siempre reunirá competencias suficientes y adecuadas.
El comité de independencia e imparcialidad de forma anual aprobará los listados de clientes que han sido suspendidos, cancelados o a los que se le ha reducido el alcance de la certificación.
BMC siempre comunicará a los clientes las decisiones de reducción, suspensión o cancelación; estas comunicaciones siempre serán realizadas por escrito (Carta o e-mail) y siempre registrará estas comunicaciones. En el caso de estándares privados como RSPO, FSC®, PEFC, UTZ, ISCC también realizará la comunicaciones oportunas con estos organismos, que entre otras pueden incluirse la actualización del estatus del certificado en las correspondientes plataformas.
La comunicación de suspensión al cliente, siempre recogerá:
- Que el cliente puede tomar acciones para corregir las desviaciones que han llevado a comunicar la suspensión del certificado.
- El cliente tiene que informar a sus clientes de que su certificado se encuentra suspendido.
- Que el cliente no tiene que emplear el certificado en ninguna de las actividades que desarrolla.
- Bajo una suspensión, el certificado del cliente es temporalmente no válido.
- Las suspensiones de certificado nunca excederán los 6 meses.
BMC evaluará las acciones tomadas por el cliente para de este modo determinar si se retira la suspensión del certificado o si por el contrario se continúa con la suspensión o se toma la decisión de cancelación (cualquiera de estas decisiones serán comunicadas adecuadamente por escrito al cliente).
BMC puede realizar auditorías extraordinarias para verificar las acciones tomadas por el cliente.
Cuando las acciones tomadas por el cliente no se consideran adecuadas, entonces se toma la decisión de cancelación.
Las cancelaciones son comunicadas al cliente de forma escrita, en esta comunicación se incluirá:
- Que el cliente ya no se encuentra certificada por BMC.
- Que el cliente debe devolver todas las copias del certificado.
- Que debe retirar todas las marcas de certificación y logos de certificación de sus áreas de negocio.
- Que no puede emplear dentro de sus actividades las certificaciones que poseyó con BMC.
Las acciones legales que BMC pueda tomar derivadas de este proceso serán siempre tomadas por la alta dirección.
BMC tomará la decisión de reducir alcances de certificados, siempre que la organización en una parte del alcance cumpla con los requisitos de su sistema y con los requisitos de la norma en la que se encuentra certificado.
El personal que toma la decisión de reducción de la certificación siempre es personal de BMC.
Se reeditará un nuevo certificado con los mismos periodos de validez y cambiado el alcance del certificado.
En el listado de clientes certificados se modificará el alcance accesible al público.