1. Responsable del tratamiento
Responsable: BMC Assurance, S.L. (en adelante, “BMC”).
Domicilio: Calle Amós de Escalante, 2, 3.º D, 39002 Santander, Cantabria, España.
Correo electrónico: info@bmcassurance.com
Teléfono: +34 942 075 197
Sitio web: https://www.bmcassurance.com
BMC trata los datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), y las demás disposiciones aplicables.
2. Ámbito de aplicación
Esta Política de Privacidad se aplica a los datos personales tratados por BMC a través de:
• El sitio web y sus formularios electrónicos.
• Solicitudes de información, presupuesto y certificación.
• Comunicaciones por correo electrónico, teléfono u otros medios.
• Relaciones con clientes, organizaciones solicitantes y organizaciones certificadas.
• Procesos de auditoría, revisión técnica, decisión de certificación, seguimiento, recertificación, suspensión, retirada, transferencia, quejas y apelaciones.
• Relaciones con auditores, expertos técnicos, proveedores, consultores y colaboradores.
• Procesos de selección y recepción de currículos.
• Relaciones laborales y gestión del personal.
• Sistemas de control de acceso y videovigilancia.
• Actividades informativas, formativas y comerciales organizadas por BMC.
3. Principios aplicables
BMC tratará los datos de forma lícita, leal y transparente; los recogerá para finalidades determinadas, explícitas y legítimas; limitará su tratamiento a los datos adecuados, pertinentes y necesarios; procurará mantenerlos exactos y actualizados; y los conservará únicamente durante el tiempo necesario para cada finalidad.
BMC aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos frente a la pérdida, destrucción, alteración, acceso o comunicación no autorizados.
4. Procedencia de los datos
Los datos podrán obtenerse:
• Directamente de la persona interesada.
• De la empresa, entidad o administración para la que presta servicios.
• De clientes, organizaciones solicitantes o titulares de certificados.
• De auditores, expertos, proveedores y colaboradores.
• De organismos de acreditación o titulares de esquemas de certificación.
• De plataformas de contratación, empleo, formación o videoconferencia.
• De registros y directorios profesionales legítimamente accesibles.
• De cámaras de videovigilancia y sistemas de control de acceso.
Cuando BMC reciba datos de una persona distinta de la interesada, facilitará la información exigida por el artículo 14 del RGPD dentro del plazo aplicable, salvo que concurra una excepción legal.
5. Categorías de datos
• Datos identificativos y de contacto.
• Empresa, cargo, departamento y datos profesionales.
• Firma manuscrita o electrónica.
• Datos incluidos en solicitudes, contratos, ofertas, informes y expedientes.
• Datos económicos, bancarios, fiscales y de facturación.
• Formación, experiencia, cualificaciones y competencias profesionales.
• Información relativa a auditorías y procesos de certificación.
• Imágenes captadas por sistemas de videovigilancia.
• Datos laborales, de Seguridad Social y de prevención de riesgos laborales.
• Datos incluidos en currículos y procesos de selección.
• Direcciones IP, registros de acceso e identificadores en línea.
• Información personal incluida incidentalmente en documentos o evidencias examinadas durante una auditoría.
BMC procurará que los documentos de auditoría no contengan datos personales innecesarios. Siempre que resulte suficiente, se utilizarán referencias, datos agregados, muestras anonimizadas o información parcialmente ocultada.
6. Finalidades, bases jurídicas y conservación
6.1. Consultas y comunicaciones
Finalidades: Atender solicitudes, responder consultas, gestionar comunicaciones y realizar el seguimiento de las cuestiones planteadas.
Base jurídica: Aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada; interés legítimo de BMC y de la organización representada en mantener una comunicación profesional; y consentimiento cuando sea específicamente necesario.
Conservación: Durante el tiempo necesario para responder y efectuar el seguimiento. Si no se inicia una relación posterior, los datos se conservarán con carácter general durante un máximo de doce meses y, posteriormente, podrán quedar bloqueados para atender posibles responsabilidades.
6.2. Solicitudes de presupuesto y contratación
Finalidades: Analizar las necesidades de certificación, preparar ofertas, verificar alcances, calcular jornadas, formalizar contratos y efectuar las actuaciones precontractuales solicitadas.
Base jurídica: Aplicación de medidas precontractuales y ejecución del contrato; interés legítimo en gestionar las relaciones con representantes y contactos profesionales; y cumplimiento de obligaciones legales.
Conservación: Mientras se tramite la solicitud. Si no se formaliza la relación, durante el periodo necesario para atender consultas, acreditar la gestión realizada y responder a posibles responsabilidades. Si se formaliza el contrato, los datos se incorporarán al expediente del cliente.
6.3. Procesos de auditoría y certificación
Finalidades: Gestionar solicitudes y contratos; planificar y realizar auditorías; designar equipos; examinar evidencias; elaborar informes, hallazgos y no conformidades; realizar revisiones técnicas; adoptar decisiones de certificación; emitir, mantener, suspender, ampliar, reducir, transferir o retirar certificados; gestionar quejas y apelaciones; y demostrar la competencia, imparcialidad, trazabilidad y cumplimiento de los requisitos aplicables.
Base jurídica: Ejecución de la relación contractual; cumplimiento de obligaciones legales cuando resulten aplicables; e interés legítimo de BMC, del cliente y de terceros en disponer de procesos de certificación fiables, independientes y trazables. Los requisitos de acreditación y de los esquemas determinan el contenido necesario del servicio contratado y de su control.
Conservación: Durante la vigencia de la relación y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la legislación, la acreditación, los esquemas de certificación, los contratos y la prescripción de responsabilidades.
6.4. Publicación y consulta del estado de los certificados
Finalidades: Permitir la verificación de la existencia, alcance, vigencia, suspensión o retirada de los certificados y cumplir los requisitos de transparencia de cada esquema.
Base jurídica: Ejecución del contrato de certificación e interés legítimo en garantizar la autenticidad, confianza y trazabilidad del certificado.
Datos publicados: Se limitarán a la información exigida por el esquema, que podrá incluir la identificación de la organización, emplazamientos, alcance, código, fechas y estado del certificado. Los datos de personas físicas se reducirán al mínimo indispensable.
Conservación: Durante el plazo exigido por el esquema correspondiente, incluida la información histórica que deba mantenerse sobre el estado del certificado.
6.5. Comunicaciones comerciales y actividades formativas
Finalidades: Enviar información sobre servicios de certificación, cursos, seminarios, jornadas, cambios normativos y otras actividades de BMC.
Base jurídica: Consentimiento de la persona interesada. Cuando exista una relación contractual previa, BMC podrá remitir comunicaciones sobre servicios propios similares a los contratados, de acuerdo con la normativa aplicable, facilitando siempre un mecanismo sencillo y gratuito de oposición.
Conservación: Hasta la retirada del consentimiento o el ejercicio del derecho de oposición. BMC podrá conservar los datos mínimos necesarios en una lista de exclusión para impedir nuevos envíos.
6.6. Auditores, expertos, proveedores y colaboradores
Finalidades: Gestionar la selección, homologación, contratación, competencia, independencia, conflictos de interés, asignación de servicios, evaluación, facturación, pagos y cumplimiento de requisitos legales, contractuales, de acreditación y de los esquemas.
Base jurídica: Aplicación de medidas precontractuales; ejecución del contrato; cumplimiento de obligaciones legales; e interés legítimo en garantizar la competencia, imparcialidad, seguridad y calidad de los servicios.
Conservación: Durante la relación y, posteriormente, durante los plazos legales, contractuales, de acreditación y de prescripción. La información necesaria para acreditar la competencia histórica de los equipos se conservará mientras resulte necesaria para el expediente correspondiente.
6.7. Procesos de selección
Finalidades: Gestionar candidaturas, valorar la adecuación al puesto, realizar entrevistas y pruebas y, en su caso, formalizar una relación laboral o profesional.
Base jurídica: Aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la persona candidata. La conservación para futuras vacantes se basará en un consentimiento específico y opcional.
Conservación: Hasta la finalización del proceso y un máximo de seis meses adicionales para atender posibles responsabilidades. Si la persona autoriza futuras vacantes, durante un máximo de doce meses, salvo actualización o renovación de la autorización.
6.8. Gestión de personal
Finalidades: Formalizar, mantener y controlar la relación laboral; gestionar nóminas, Seguridad Social, fiscalidad, seguros, vacaciones, ausencias, formación, evaluación, prevención de riesgos, control horario, organización del trabajo y protección de los sistemas, instalaciones y recursos.
Base jurídica: Ejecución del contrato de trabajo; cumplimiento de obligaciones legales; e interés legítimo de BMC en organizar su actividad y proteger sus recursos. Las categorías especiales se tratarán únicamente cuando concurra alguna condición del artículo 9.2 del RGPD, especialmente en materia laboral, de Seguridad Social, prevención de riesgos o medicina del trabajo.
Conservación: Durante la relación laboral y, posteriormente, durante los plazos legales y de prescripción. Los datos se bloquearán cuando corresponda y solo se utilizarán para atender responsabilidades o requerimientos de autoridades competentes.
6.9. Quejas, apelaciones y reclamaciones
Finalidades: Recibir, investigar, tramitar y resolver quejas, apelaciones, controversias y reclamaciones; preservar la imparcialidad; y facilitar información a los órganos o entidades que deban intervenir.
Base jurídica: Ejecución del contrato; cumplimiento de obligaciones legales cuando resulten aplicables; e interés legítimo en asegurar la integridad de los procesos y formular, ejercer o defender reclamaciones.
Conservación: Durante la tramitación y posteriormente durante los plazos exigidos por la acreditación, el esquema, el contrato y la normativa aplicable.
6.10. Videovigilancia y control de acceso
Finalidades: Garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones y prevenir o comprobar incidentes. Si las cámaras fueran utilizadas adicionalmente para control laboral, las personas trabajadoras recibirán información expresa, previa y específica.
Base jurídica: Interés legítimo en proteger personas, bienes e instalaciones y artículo 22 de la LOPDGDD. Para un eventual control laboral, las facultades empresariales legalmente reconocidas, con los límites y garantías de la normativa laboral y del artículo 89 de la LOPDGDD.
Conservación: Las imágenes se suprimirán en el plazo máximo de un mes desde su captación, salvo cuando deban conservarse para acreditar un incidente. En ese caso, se pondrán a disposición de la autoridad competente dentro del plazo legal.
6.11. Navegación y cookies
Finalidades: Permitir el funcionamiento y seguridad de la web y, cuando se autorice, analizar su utilización o habilitar servicios de terceros.
Base jurídica: Las cookies técnicas necesarias se utilizan sin consentimiento cuando cumplen los requisitos legales. Las cookies no necesarias se basan en el consentimiento obtenido mediante el panel de preferencias.
Conservación: Según la duración de cada cookie y las preferencias expresadas. La información concreta se publica en la Política de Cookies.
7. Carácter obligatorio de los datos
Los campos marcados como obligatorios son necesarios para atender la solicitud o gestionar la relación correspondiente. La negativa a proporcionarlos puede impedir que BMC responda, prepare una oferta, formalice un contrato o preste el servicio solicitado.
La aceptación de comunicaciones comerciales, la conservación de un currículo para futuras vacantes y otros tratamientos opcionales no condicionarán la prestación del servicio principal.
8. Destinatarios
Los datos podrán comunicarse o facilitarse, en función del tratamiento, a administraciones públicas, autoridades de control, órganos judiciales y fuerzas y cuerpos de seguridad; organismos de acreditación; titulares y administradores de esquemas; registros de certificados; miembros de comités; auditores, expertos y revisores; clientes y organizaciones auditadas respecto de los datos profesionales necesarios del equipo auditor; entidades financieras, aseguradoras, asesorías y proveedores de servicios profesionales o tecnológicos; y entidades que deban intervenir en la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
Los proveedores que traten datos por cuenta de BMC estarán sujetos a un contrato de encargo del tratamiento y únicamente podrán utilizarlos conforme a las instrucciones documentadas de BMC.
9. Transferencias internacionales
La actividad internacional de BMC, el uso de determinados proveedores tecnológicos y la intervención de organismos o titulares de esquemas pueden implicar transferencias internacionales o accesos desde terceros países.
BMC solo realizará estas operaciones cuando exista una decisión de adecuación de la Comisión Europea, se hayan establecido garantías adecuadas -como cláusulas contractuales tipo u otro instrumento válido- o concurra excepcionalmente alguna de las situaciones previstas en el artículo 49 del RGPD.
La persona interesada puede solicitar información sobre los destinos y garantías aplicadas escribiendo a info@bmcassurance.com.
10. Decisiones automatizadas
BMC no adopta, con carácter general, decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente de modo similar a las personas. Si implantara un tratamiento de estas características, informaría previamente sobre su lógica, importancia, consecuencias y garantías.
11. Derechos de las personas
Las personas interesadas pueden solicitar el acceso a sus datos, su rectificación o supresión, la limitación del tratamiento, la portabilidad cuando resulte aplicable y la oposición a los tratamientos basados en el interés legítimo o destinados a mercadotecnia directa. También pueden retirar el consentimiento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
Los derechos podrán ejercerse ante BMC Assurance, S.L., Calle Amós de Escalante, 2, 3.º D, 39002 Santander, Cantabria, España, o mediante info@bmcassurance.com, indicando en el asunto “Protección de datos”.
La solicitud deberá permitir identificar a la persona y concretar el derecho ejercido. BMC no exigirá con carácter general una copia completa del documento de identidad. Si existen dudas razonables sobre la identidad, podrá solicitar información adicional proporcionada y adecuada para confirmarla.
La persona interesada puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos a través de www.aepd.es.
12. Datos de terceros
Quien facilite a BMC datos de otras personas deberá disponer de una base legítima, comunicar únicamente los datos necesarios e informar a las personas afectadas sobre la comunicación a BMC, salvo que resulte aplicable una excepción legal. Esta obligación no excluye el deber de información de BMC cuando corresponda.
13. Confidencialidad y seguridad
El personal, auditores, expertos y colaboradores que accedan a datos personales estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad y a instrucciones sobre el tratamiento de la información.
BMC aplicará medidas basadas en el riesgo, incluyendo controles de acceso, gestión de autorizaciones, protección de equipos y comunicaciones, copias de seguridad, gestión de incidencias y medidas de continuidad.
14. Menores de edad
Los servicios ofrecidos por BMC no se dirigen directamente a menores. Cuando excepcionalmente deban tratarse sus datos, se aplicarán las bases jurídicas y garantías específicas exigidas por la normativa.
15. Modificaciones
BMC podrá actualizar esta Política para adaptarla a cambios normativos, criterios de las autoridades, nuevos tratamientos o modificaciones de sus servicios. Cuando los cambios sean relevantes, informará por medios adecuados.